L'Université de Lorraine recrute pour l'IUT Nancy-Charlemagne un·e assistant·e de direction. L’IUT Nancy-Charlemagne est une composante de formation de l’Université de Lorraine. Il est composé de 5 départements de formation (Informatique, Information-Communication, Métiers du Multimédia et de l’Internet, Techniques de Commercialisation, Gestion des Entreprises et des Administrations) et accueille environ 1800 étudiants, 44 personnels administratifs et techniques, 120 enseignants et 250 à 300 chargés d’enseignement vacataires.
Vous travaillerez en collaboration directe avec la directrice, ses adjoints ainsi que la Responsable Administrative de l’IUT.
Vos missions :
Mission 1 : Accueil et secrétariat de direction
- Accueillir, informer et orienter toutes personnes (personnels de l’IUT et plus largement de l’UL, usagers, extérieurs) s’adressant à la direction.
- Gérer les agendas de l’équipe de direction et contrôler les échéances.
- Réceptionner ou produire divers documents (courriers, rapports, convocations…) et en assurer le suivi (envoi, classement…).
- Assurer la diffusion d’informations générales en interne via les outils numériques (courriels, intranet…).
- Alimenter, mettre à jour des bases de données / tableaux de bord relatifs à la gestion de l’IUT.
- Organiser et réaliser l’archivage papier et numérique des documents de la direction.
Mission 2 : Gestion administrative et logistique des réunions et des instances de l’IUT
- Préparer les différentes réunions (Comité de Direction, Conseil de l’Institut…) : ordre du jour, convocations, logistique (gestion des salles, relations avec les prestataires…).
- Réaliser et diffuser les comptes rendus des réunions.
- Gérer les campagnes d’élections universitaires et professionnelles (préparation administrative et logistique en lien avec la DAJ, diffusion des résultats).
- Organiser les conseils électifs de la directrice ou du directeur, de la présidente ou du président du conseil, des chef.fes de département.
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau bac. Vous avez une première expérience réussie sur des missions similaires.
Vous avez connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat, des techniques d'élaboration de documents, tableaux de bord.
Vous avez des compétences rédactionnelles.
Vous maitrisez les outils bureautiques et vous êtes à l'aise avec l'utilisation d'outils propres à une activité.
Vous êtes apprécié·e et reconnu·e pour votre savoir-être : vous êtes une personne discrète, ayant le sens du relationnel. Vous savez faire preuve de rigueur et d'organisation.
Il s'agit d'un CDD du 1er décembre 2025 au 31 août 2026.
Les candidatures sont attendues pour le 21 novembre au plus tard.