L'Université de Lorraine est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui accueille plus de 58 000 étudiants et 7 000 personnels. Centrée sur les valeurs d'universalité, de créativité, de solidarité et de responsabilité, elle déploie une offre de formation pluridisciplinaire et s'appuie sur une recherche intensive, fondamentale et appliquée.
Le Service de Santé Étudiante (SSE), rattaché au Pôle Vie Universitaire et Formation, propose une prise en charge médico-psycho-sociale des étudiants sur plusieurs sites (Metz Saulcy, Vandœuvre Vélodrome, Nancy CLSH et sites délocalisés). Une équipe pluridisciplinaire (médecins, psychologues, infirmiers, assistants sociaux, personnels administratifs…) œuvre au quotidien pour le bien-être et la réussite des étudiants.
En tant que secrétaire polyvalente au Service de Santé Étudiante, vous assurez à 50 % un secrétariat médico-social de proximité et à 50 % un secrétariat de direction, en soutenant l'activité de l'équipe pluridisciplinaire et de la direction du service.
Vos missions principales :
Accueil, information et orientation : accueillir les étudiants en présentiel, gérer les appels téléphoniques, orienter vers les professionnels adaptés, organiser la mise en file dans les agendas et veiller à la mise à disposition des documentations.
Secrétariat médico-psycho-social : répondre aux courriers et appels, gérer les relances, organiser les rendez-vous individuels, recueillir les pièces des dossiers, assurer la gestion administrative, le classement informatisé et l'archivage selon les consignes des professionnels.
Gestion des flux d'information : traiter les courriels des messageries du service, assurer la bonne circulation de l'information entre les différentes équipes et travailler en complémentarité avec l'équipe administrative.
Secrétariat de direction : gérer les agendas de l'équipe de direction, planifier les réunions de service, mettre à jour les plannings partagés, réserver salles et véhicules, préparer les réunions et rédiger les comptes rendus.
Soutien aux actions de santé : participer à la préparation et au déroulement des actions de promotion de la santé et des formations organisées par le service sur les plans administratif et logistique.
Respect de la confidentialité : exercer vos fonctions dans le strict respect du secret professionnel et de la confidentialité des données administratives et médico-psycho-sociales des usagers.
Au sein du Service de Santé Étudiante, vous assurez un secrétariat polyvalent médico-social et de direction, en contact direct et régulier avec le public étudiant et les équipes pluridisciplinaires.
Connaissances souhaitées : organisation et fonctionnement de l'université, du SSE et du CROUS, métiers médico-psycho-sociaux, spécificités du public étudiant, éthique et déontologie médicale et sociale, modalités d'accès aux soins et droits des usagers.
Compétences organisationnelles : capacité à hiérarchiser les priorités, gérer plusieurs tâches simultanées, sens de l'organisation, esprit d'initiative et adaptabilité.
Aisance rédactionnelle et orale : bonne maîtrise du français écrit et oral, capacité à rédiger courriels, courriers et comptes rendus clairs et structurés.
Maîtrise des outils bureautiques : utilisation fluide des logiciels de bureautique, agendas partagés, messagerie et outils de suivi.
Qualités relationnelles : écoute active, empathie, capacité à décrypter la demande, accompagner des usagers parfois en situation de stress.
Discrétion et sens du secret : respect strict de la confidentialité des données personnelles et médico-psycho-sociales, éthique professionnelle irréprochable.
Travail en équipe : aptitude à collaborer avec une équipe pluridisciplinaire et les services partenaires internes et externes.
Si cette offre d'emploi vous intéresse, merci d'envoyer votre candidature avant le 20 Juillet