Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?
L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).
L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.
En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.
Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».
Mission 1 : Gestion administrative des départements HSE & TC
- Accueillir, informer et orienter l’ensemble des usagers des départements : futurs étudiants, étudiants, enseignants, enseignants-chercheurs, chargés d’enseignement vacataires, fournisseurs et partenaires,
- collecter, traiter, contrôler et conserver les informations et documents,
- assurer une communication adaptée dans la diffusion d’information,
- alimenter les bases de données, répondre ou suivre les différentes enquêtes,
- préparer et suivre les engagements financiers sur budget du département :
o préparer les commandes sur marché ou réaliser la mise en concurrence et transmettre au service financier les pièces nécessaires à l’établissement des bons de commande,
o réceptionner, contrôler et informer le service financier de la constatation du service fait,
- préparer et suivre, en qualité d’assistant.e de saisie, les ordres de mission des personnels, CEV et étudiants,
- préparer/organiser les temps institutionnels du département : Conseils de département, Conseils de perfectionnement, élections…assurer la rédaction et la diffusion des relevés de décisions et/ou des comptes rendus,
- participer l’organisation des évènements du département.
Mission 2 : Gestion pédagogique du département
- Participer aux campagnes de gestion des candidatures : contrôler la recevabilité administrative des dossiers [ParcourSup et E-candidat] et transmettre aux commissions de sélection,
- participer aux campagnes des inscriptions administratives [IA] : contrôler les pièces administratives pour permettre l’inscription par le service scolarité,
- réaliser les inscriptions pédagogiques [IP] des étudiants,
- saisir les emplois du temps [ADE Planning] conçus par l’ingénieur pédagogique et prendre en charge les demandes de modifications
- assurer le suivi de l’assiduité : contrôler la recevabilité administrative des justificatifs d’absence, les traiter, les enregistrer et transmettre les éléments aux responsables pédagogiques en charge de ce dossier,
- gérer les relations avec les CFA et entreprises d’accueil des alternants (60 à 80 alternants),
- mettre en œuvre les étapes du conventionnement pour la mise en stage des étudiants de formation initiale [Esup-Stage],
- assister la mise en œuvre des projets et des situations d’apprentissage et d’évaluation (SAÉ) du département,
- assurer la remise des relevés de notes, des avis de poursuite d’études et des diplômes.
Titulaire d'un bac minimum, vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires.
- maitrise des techniques d’expression orale et écrite,
- connaître les modalités de préparation de la commande publique,
Compétences opérationnelles
- Savoir travailler en autonomie, comme en équipe, et rendre compte de ses actions,
- être en relai du binôme et assurer la prise en charge de niveau 1 en situation d’absence,
- être méthodique, rigoureux et rendre compte,
- savoir gérer les priorités,
- communiquer avec les services et les partenaires,
- concevoir des tableaux de bord et indicateurs de gestion.
Compétences relationnelles et comportementales
- Sens du contact et du relationnel,
- discrétion professionnelle,
- réactivité et prise d’initiatives,
- rigueur et fiabilité,
- maitrise de soi.
Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 21 Août au 31 Août 2026. (renouvellement possible par année universitaire)
Rémunération : 2189 € brut mensuel.
Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.