Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?
L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).
L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.
En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.
Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».
L'Université de Lorraine recrute pour l'Institut Régional du Travail (IRT), un·e gestionnaire de scolarité.
Vos activités s'organiseront autour de 5 missions :
Mission 1 : Accueil et information
- Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants-chercheurs et intervenants extérieurs et toute autre personne en lien avec les formations
- Gérer et traiter les mails ainsi que les appels téléphoniques
- Assurer l’interface entre l’équipe pédagogique, les responsables de diplôme et les différents services de l’Université
Mission 2 : Gestion administrative des diplômes
- Assure le suivi des candidatures en licence professionnelle via Ecandidat, suivi des CV et lettres de motivations pour les DU, s’assurer de la conformité des dossiers de candidature, relance des candidats, tenue de tableaux de suivi, mise en place des commissions d’admissions, saisie des résultats et suivi.
- Procéder à l’accueil initial et déterminer la catégorie (FI, FC, FP, demandeur d’emploi, congé formation …)
- Paramétrage des applications
- Inscriptions administratives et pédagogiques sur le logiciel de scolarité
- Préparer la réunion de rentrée
- Reproduire les documents pédagogiques
Mission 3 : Gestion des emplois du temps
- Organiser et gérer les emplois du temps des diplômes en relation avec les responsables de diplômes et les enseignants : coordination et saisie sur le logiciel, relances, informations et affichages aux étudiants, établir feuilles de présence.
- Gérer les contraintes d’emploi du temps, modifications et mises à jour quotidiennes
Mission 4 : Préparation des examens et des jurys
- Organisation des examens, planifier les épreuves, réserver les salles, organisation logistique, convoquer les étudiants et les surveillants.
- Lancer les épreuves
- Anonymiser les copies et les remettre aux enseignants à l’issue des épreuves. Recueillir et saisir les notes, édition des procès-verbaux,
- Préparer les jurys
Mission 5 : Gestion des stages
- Assurer la diffusion des offres de stages
- Diffuser aux étudiants la procédure de création et de signature des conventions
- Contrôler la recevabilité administrative des conventions et assurer le suivi du circuit de signatures
- Organiser les soutenances de stages en collaboration avec les tuteurs.
Vous avez une première expérience sur un poste administratif.
Vous maitrisez les outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Publisher.
Vous êtes en capacité de maitriser les logiciels spécifiques à l'activité. Des formations en interne sont possibles.
Vous êtes apprécié·e pour votre sens du relationnel, votre discrétion.
Vous savez faire preuve d'organisation, de réactivité.
Il s'agit d'un CDD jusqu'au 31 août 2026. Les candidatures sont attendues pour le 16 octobre au plus tard.